Kies één proces
We beginnen met een herkenbare keten, zoals klantvragen verwerken, ontbrekende stukken opvolgen of een dossier voorbereiden. We beschrijven startpunt, gewenste uitkomst, uitzonderingen en eigenaar.
Van afgebakend proces naar vaste werkwijze
Eerst één werkproces. Daarna gecontroleerd uitbreiden.
Geen alles-of-niets-implementatie. We kiezen samen een proces dat dagelijks tijd en aandacht vraagt, leggen de grenzen vast en testen Frits met de mensen die het werk kennen.
Onze aanpak
Zes stappen. Iedere stap heeft een controlepunt.
We maken vooraf duidelijk wat Frits leest, wat hij mag voorbereiden en wanneer een medewerker beslist. Pas als de praktijk klopt, gaat het proces verder.
Breng bronnen en bevoegdheden in kaart
We bepalen welke mailboxen, mappen en pakketten nodig zijn. Per bron leggen we vast wat Frits alleen mag lezen, wat hij mag voorbereiden en welke acties voorbehouden blijven aan medewerkers.
Koppel de bestaande systemen
Frits sluit aan op de software die het kantoor al gebruikt. De financiële registratie blijft in het bronpakket; Frits verbindt context, status en opvolging tussen de systemen.
Test met echte dossiers
We testen met representatieve dossiers, inclusief ontbrekende informatie en afwijkingen. Proceseigenaren beoordelen de voorgestelde acties en helpen regels, taal en escalaties aanscherpen.
Naar productie met menselijke controle
Na acceptatie gaat het afgebakende proces live. Kritieke acties blijven achter een expliciet goedkeuringsmoment. Het team ziet wat Frits heeft gedaan, waarop een voorstel is gebaseerd en wat nog openstaat.
Meet, verbeter en breid uit
We volgen correcties, uitzonderingen, overdrachten en gebruik. Op basis daarvan verbeteren we het actieve proces. Daarna kiest het kantoor bewust of een volgende stap of nieuw proces wordt toegevoegd.
Veilig werken is onderdeel van het ontwerp
Toegang waar nodig. Controle waar het telt.
Beveiliging is geen losse controle achteraf. We nemen toegang, besluitvorming en herleidbaarheid mee bij het ontwerpen en testen van ieder werkproces.
Minimale toegang
Frits krijgt alleen toegang tot bronnen en gegevens die voor het gekozen proces nodig zijn. Nieuwe toegang wordt niet stilzwijgend toegevoegd.
Rollen en rechten
Leesrechten, voorbereidende handelingen en uitvoerende acties worden afzonderlijk ingericht. Rechten sluiten aan op de verantwoordelijkheden binnen het kantoor.
Logging
Acties en relevante beslismomenten worden vastgelegd, zodat het team kan terugzien wat er is gebeurd en waar een dossier zich bevindt.
Menselijke goedkeuring
Betalingen, aangiften, fiscale beoordelingen en andere afgesproken risicovolle stappen gaan niet automatisch door. Een bevoegde medewerker geeft akkoord.
Begin bij het werk van vandaag
Welk proces verdient als eerste rust en overzicht?
In een gesprek brengen we één concrete keten in kaart: de bronnen, handmatige overdrachten, uitzonderingen en gewenste controlepunten.